Инструкция по настройке Автообзвона (сервиса голосовых рассылок)

2. Создаём кампанию для голосовой рассылки

Чтобы создать кампанию Автобзвона (Сервиса голосовых рассылок и уведомлений) — необходимо перейти в раздел «Продукты» и кликнуть на вкладку «Автобзвон - Сервис голосовых рассылок и уведомлений». В открывшемся окне можно будет увидеть все состоявшиеся ранее кампании, а также создать новую. Кликаем по кнопке «Создать компанию».

3. Настройка кампании (имя, описание и группа)

Для начала, необходимо задать кампании имя в поле «Наименование компании». По желанию можно задать описание кампании в дополнительном поле «Комментарий». В будущем все ваши кампании можно будет делить на группы. По умолчанию в списке групп вам доступна общая группа «Default».

4. Создаем свои группы

Все создаваемые в рамках сервиса кампании можно «Группировать» по умолчанию. В списке групп вам доступна общая группа «Default». Чтобы создать уникальную группу:

1. Кликните по выпадающему меню
2. Нажмите «Выбрать кампанию»
3. Кликните «Создать новую группу»
4. В следующем окошке введите для группы название
5. Нажмите «Создать»

5. Загрузка списка контактов

Далее, нам необходимо загрузить в сервис список контактов. Для этого спускаемся ниже, к разделу «Настройка контактов». Здесь нам необходимо выбрать один из двух вариантов: «Импорт нового списка» и «Выбор из ранее загруженных». Так как мы создаем нашу первую кампанию, то выберем «Импорт нового списка». Переходим к разделу «Загрузка контактов». Здесь нам необходимо выдать сервису контакты для обзвона. Это также можно сделать двумя способами. Рассмотрим оба (пункты 6 и 7).

6. Загрузка списка контактов из файла типа xlsx, xls, csv

Данный способ подразумевает наличие заранее подготовленного списка контактов в виде Excel файла. Список может содержать как столбцы с номерами телефонов, так и дополнительные столбцы с информацией. Например, имена клиентов, город проживания и другие. В нашем случае мы использовали Excel файл содержащий дополнительные столбцы «Имя» и «Город».



Позже мы узнаем, для чего они могут нам пригодиться.

Кликаем «Загрузить файл». В открывшемся проводнике выбираем подготовленный заранее файл. Сервис автоматически обработает файл и представит вам список контактов с делением на столбцы. В нашем случае, первая строка таблицы не содержит информации о клиентах, но содержит наименования столбцов. Чтобы объяснить сервису, что первая строка у нас — это заголовки, кликаем на флажок выше «Первая строка как заголовок». Теперь первая строка нашего списка определяется как заголовки столбцов.

Нажимаем «Продолжить» чтобы перейти к следующему шагу.

7. Внесение списка контактов «вручную»

Данный способ подразумевает ручной ввод списка контактов в специальное поле. Для большого списка автобзвона (голосовых рассылок) рекомендуем держать список контактов в виде текстового файла, как это сделали мы. Список может содержать как только номера телефонов, так и дополнительные данные. Например, имена клиентов, город проживания и другие. В нашем случае мы использовали файл блокнота, содержащий, помимо номеров телефонов, дополнительные данные «Имя» и «Город». Обратите внимание, что в нашем списке первая строка это заголовки для будущего списка. Все данные должны быть представлены через запятую, каждая запись должна быть отдельной строкой.

В разделе «Импорт нового списка» кликаем на «Вручную».

В появившемся поле для ввода данных — вручную вводим данные контактов либо копируем и вставляем их из подготовленного заранее текстового файла. Нажимаем продолжить. Сервис автоматически сгенерирует список контактов в открывшемся окне «Настройка полей». Обратите внимание, что в нашем списке первая строка — это заголовки для будущего списка. Если бы у нас не было заголовков — нас бы это устроило, но в нашем случае нам необходимо отделить ее от номеров телефонов.

Для это кликаем на флажок выше «Первая строка как заголовок». Теперь первая строка нашего списка определяется как заголовки столбцов.

Нажимаем «Продолжить» чтобы перейти к следующему шагу.

8. Сохранение списка контактов

После создания и настройки списка контактов мы попадаем в раздел «Сохранение контактов». Здесь мы сможем сохранить наш список, чтобы использовать его в будущем повторно. Наводим на выплывающее меню «Выберите список». Далее можно заменить один из загруженных ранее списков либо создать новый. Создадим новый нажав «Создать новую базу» и присвоим ему обязательное имя.

Далее нажимаем «Сохранить», нажимаем «Импортировать».

9. Выбор даты старта проведения кампании

В рамках сервиса «Автообзвон - Сервис голосовых рассылок и уведомлений» вы можете запланировать старт проведения кампании на наиболее эффективное на ваш взгляд время.

Кампанию обзвона можно продумать и составить прямо сейчас, а запустить позже – тогда, когда она будет наиболее уместна и эффективна.

Создаем новую кампанию обзвона, выбираем или загружаем список контактов, выбираем для новой кампании подходящий сценарий обзвона, переходим к блоку «Настройка отправки». Произведите настройки кампании согласно своим требованиям к ее проведению, обратите внимание на блок «Дата начала кампании». Нажатием на блоки, отмеченные значком календаря, выберите интересующую вас дату, а также время старта кампании голосовой рассылки.

10. Цикличность повтора кампании

В рамках услуги «Автообзвон - Сервис голосовых рассылок и уведомлений» вы можете циклировать кампании для повышения эффективности обзвона.

Сервис производит обзвон в стандартном режиме, фиксирует все номера, на которые не получилось дозвониться, и производит их отдельный обзвон по завершении основной кампании.

Создаем новую кампанию обзвона, выбираем или загружаем список контактов, выбираем для новой кампании подходящий сценарий обзвона, переходим к блоку «Настройка отправки». Произведите настройки кампании согласно своим требованиям к ее проведению, обратите внимание на блок «Периодичность повторения», он отвечает за цикличность. Для цикличного обзвона необходимо выбрать значение период «В цикле», а затем бегунком или вручную, указать количество повторов для голосовых рассылок.

11. Выбор логики обзвона

Сервис голосовых рассылок и уведомлений поддерживает 4 логических сценария работы.

— Воспроизведение загруженного аудиофайла. В этом случае сервис будет звонить клиентам и проигрывать загруженный вами аудиофайл, например, записанную заранее информацию о проведении акции, или любую другую.

— Аудиоролик с помощью синтезатора речи. В данном сценарии сервис предложит вам ввести информацию для клиента в текстовом виде, а затем преобразует ее в голосовое сообщение, которое и будет слышать клиент при поступающем вызове.

— Перенаправить в ВАТС. При выборе данного сценария, звонок будет автоматически переводиться на созданную заранее в рамках сервиса «Виртуальная АТС Телезон» объект. Например на внутренний номер, голосовое меню, голосовую почту или любую другую.

— Голосовое меню + Аудиоролик с помощью синтезатора речи. Данный сценарий позволяет настроить интерактивное голосовое меню с использованием синтезатора речи. Сервис автоматически преобразует набранный вами текст в голосовое сообщение. Меню же можно настроить из личного кабинет по управлению услугой Виртуальная АТС.

12. Воспроизведение загруженного аудиофайла

В этом случае сервис будет звонить клиентам и проигрывать загруженный вами аудиофайл, например, записанную заранее информацию о проведении акции, или любую другую.

1. Кликаем на пункт «Воспроизведение загруженного аудиофайла»
2. В выпадающем списке «Выберите действие»
3. Нажмите «Выберите файл»
4. В открывшемся проводнике выберите заранее подготовленный аудиофайл в формате WAV. Сервис просигнализирует об успешной загрузке.
5. Нажмите «Продолжить»

В открывшемся новом окне можно настроить даты старта, период работы кампании, дни исключения, номер телефона для исходящего вызова, а также количество одновременных вызовов и email для оповещения. Настройте сервис согласно вашим требованиям.

13. Аудиоролик с помощью синтезатора речи

В данном сценарии сервис предложит вам ввести информацию для клиента в виде текста, а затем преобразует ее в голос, который и будет слышать клиент при поступающем вызове.

1. Кликаем на пункт «Аудиоролик с помощью синтезатора речи»
2. В выпадающем списке «Выберите действие». Откроется меню для настройки сервиса. Обязательно обратите внимание на первый выпадающий список «Использование ударения, акцента и паузы» , в котором вы можете ознакомиться с инструкциями по настройке особенностей речи голосового синтезатора
   
   Обратите внимание на блок «Переменные» мы вернемся к ним позже. (для работы с блоком «Переменные» необходимо ознакомиться с пунктами 5, 6, 7 данной инструкции, описывающими работу со списком контактов)
3. Вставьте необходимый текст в поле «Фраза», ниже выберите голос и интонацию
4. Нажмите «Озвучить» и сервис автоматически проиграет ваше сообщение. Голос и интонации можно продолжать менять до получения необходимого результата. Для перехода к следующему шагу — нажмите «Продолжить»

В открывшемся новом окне можно настроить даты старта, период работы кампании, дни исключения, номер телефона для исходящего вызова, а также количество одновременных вызовов и email для оповещения. Настройте сервис согласно вашим требованиям.

14. Перенаправить в ВАТС

При выборе данного режима работы звонок будет перенаправляться на созданную заранее «сущность» в вашей виртуальной АТС, например, на внутренний номер, голосовую почту или интеллектуальное голосовое меню.

Для выбора:

1. Кликаем на пункт «Перенаправить в ВАТС» в выпадающем списке «Выберите действие»
2. В дополнительном меню кликаем на необходимый внутренний номер или любой другой доступный сервис, нажимаем «Продолжить»

В открывшемся новом окне можно настроить даты старта, период работы кампании, дни исключения, номер телефона для исходящего вызова, а также количество одновременных вызовов и email для оповещения. Настройте сервис согласно вашим требованиям.

16. Отправка SMS

Вы можете направлять вашим клиентам SMS-сообщения прямо во время работы сервиса. Функция отправки SMS назначается в голосовом меню, проигрываемом во время кампании обзвона, и вызывается по нажатию назначенной кнопки.

Клиент получает входящий звонок в рамках обзвона, голосовое сообщение предлагает ему нажать заранее определенную цифру, чтобы получить необходимые данные в виде SMS. По нажатии выбранной цифры клиент получает сообщение.

Создаем новую кампанию обзвона, выбираем или загружаем список контактов, выбираем для новой кампании сценарий «Голосовое меню + Аудиоролик с помощью синтезатора речи». Переходим в блок «Нажатие на...», выбираем подходящую цифру, после нажатия которой мы будем направлять SMS-сообщение, нажимаем на «+», вводим текст информационного сообщения и нажимаем «Добавить».

17. Работа со статистикой

По завершению голосовой рассылки вам станет доступна статистика по успешным вызовам, конверсия, средняя продолжительность вызова и количество отправленных SMS.

1. В списке завершенных кампаний выбираем интересующую и нажимаем на три точки
2. В выпадающем меню выбираем пункт «Статистика»
3. В верхней части открывшегося окна статистики можно увидеть статус кампании и уровень прогресса ее выполнения, количество успешных и неуспешных вызовов
4. Отдельной кнопкой можно запустить кампанию по всем «неуспешным» вызовам
5. В нижней части окна можно увидеть эту же информацию в виде графика, а также скачать отчет в виде файла Excel